Klokkenluidersregeling

Algemeen
In het kader van de Nadere voorschriften kwaliteitssystemen draagt Yilmaz & Van Zuijlen Accountants en Belastingadviseurs B.V. (hierna “Yilmaz & Van Zuijlen”), middels deze klokkenluidersregeling, er zorg voor dat personen van binnen en buiten Yilmaz & Van Zuijlen zonder gevaar voor hun rechtspositie, klachten en beschuldigingen over het niet naleven van het kwaliteitssysteem aan de orde kunnen stellen.

Reikwijdte
Deze klokkenluidersregeling heeft betrekking op de volgende situaties:

1. handelingen die leiden tot strafbare feiten door Yilmaz & Van Zuijlen of haar medewerkers;
2. alle werkelijke of vermoede andere overtredingen van externe wet en regelgeving door Yilmaz & Van Zuijlen of haar medewerkers;
3. alle werkelijke of vermoede overtredingen van interne regelgeving door Yilmaz & Van Zuijlen of haar medewerkers;
4. (dreigende) intimidatie van medewerkers door collega’s dan wel leidinggevenden;
5. (dreigende) onrechtmatige vernietiging of manipulatie van gegevens of informatie;
6. en verder alle situaties die naar de mening van een melder voor melding aan de vertrouwenspersoon in aanmerking komen.

Indien er sprake is van verschillen van inzicht, dan wel klachten over het optreden van Yilmaz & Van Zuijlen dan wel haar medewerkers, kan ook gebruik worden gemaakt van deze klokkenluidersregeling. Het verschil met de klachtenregeling hangt samen met het feit dat gebruik van de klokkenluidersregeling altijd op basis van anonimiteit plaatsvindt.

Procedure
2.1. Indien sprake is van een situatie die onder de reikwijdte van deze klokkenluidersregeling valt, heeft de melder de mogelijkheid deze te melden aan de vertrouwenspersoon (= de heer P.T.M. van Zuijlen).

2.2. De melding aan de vertrouwenspersoon vindt uitsluitend elektronisch plaats via p.vanzuijlen@yzgroup.nl.

2.3. Externe derden kunnen eveneens een melding verrichten via dit e-mailadres.

2.4. De vertrouwenspersoon bevestigt de melding binnen 1 week aan de melder. De vertrouwenspersoon informeert de melder tevens hoe en binnen welke termijn diens melding in behandeling zal worden genomen. Deze termijn bedraagt uiterlijk vier weken na de ontvangst van de melding.

2.5. Indien

1. sprake is van een situatie genoemd onder 1 en 5, informeert de vertrouwenspersoon onmiddellijk het bestuur. De vertrouwenspersoon informeert hierover tevens de melder.
2. sprake is van een (dreigende) overtreding van interne of externe beroepsregelgeving informeert de vertrouwenspersoon het bestuur.
3. Bij het informeren van het bestuur als bedoeld in de punten 2.5.1 en 2.5.2 maakt de vertrouwenspersoon de bron niet bekend.

2.6. De vertrouwenspersoon informeert de melder uiterlijk na vier weken over de afhandeling van zijn melding en de maatregelen die zijn genomen. Indien deze termijn door onvoorziene omstandigheden niet kan worden gehaald, informeert de vertrouwenspersoon de melder hierover en geeft hij aan op welke termijn de melder zal worden geïnformeerd over de afwerking van diens melding.

2.7. Meldingen die betrekking hebben op een (dreigende) overtreding van interne of externe beroepsregelgeving worden in alle gevallen door de vertrouwenspersoon afgehandeld in overleg met het bestuur met inachtneming van de vertrouwelijkheid.

Vertrouwelijkheid
De melding, de correspondentie hierover en de behandeling geschieden onder volledige geheimhouding en vertrouwelijkheid, tenzij de melder de vertrouwenspersoon ontheft van zijn geheimhoudingsplicht.

Het bestuur van Yilmaz & Van Zuijlen garandeert dat medewerkers die meldingen aan de vertrouwenspersoon doorgeven op grond van deze klokkenluidersregeling, dat de melding op geen enkele wijze van negatieve invloed zal zijn op zijn/haar functioneren binnen Yilmaz & Van Zuijlen, dan wel zijn/haar carrière.